מאת: ד״ר רועי ששון ונתאי קלדרון
על מנת שחברה תמשיך להיות רלוונטית בשוק, עליה להיות מכוונת נתונים (data driven). כלומר, לפתח תרבות ארגונית מבוססת נתונים המהווה בסיס לכלל ההחלטות העסקיות.
בפוסט הראשון דנו באחד מן המחסומים המונעים מחברה להפוך להיות מכוונת נתונים - מחסור בשפה משותפת שלרוב נגרמת עקב ריבוי מערכות וגופים בחברה, כמו גם ריבוי השפות הנהוגות בכל גוף.
בפוסט השני הצגנו דרך להתמודד עם מחסום זה - שימוש בטקסונומיה - מילון ארגוני היררכי המאגד בתוכו הגדרות של מושגים כמו ישויות, פעולות, יעדים ומטריקות.
בפוסט הנוכחי נסביר כיצד ניתן לבנות אותה.
חמשת השלבים בבניית טקסונומיה
הבנת הצורך בטקסונומיה - הצעד הראשון הוא לגרום לכל המנהלים של הגופים השונים בחברה להבין את הצורך בטקסונומיה, כדי ליצור שיתוף פעולה מלא ביצירה ובאימוץ שלה. קבעו פגישה משותפת עם המנהלים השונים בחברה ובקשו מהם לענות על השאלות הבאו: מה התפקיד של הגוף אותו אתם מנהלים? מי הלקוחות שלכם? עם אילו גופים אחרים בחברה אתם עובדים? מה המידע אותו אתם אוספים? איפה הוא נשמר? מה המידע החשוב ביותר בלעדיו אתם לא יכולים לתפקד? איזה מידע חסר לכם? מהם המושגים הנפוצים בהם אתם משתמשים? מה אתם מודדים? באילו מטריקות? מהר מאוד יחלו ויכוחים בין המנהלים לגבי הגדרות של מושגים ולגבי המידע בו משתמשים. הצורך בטקסונומיה יהיה ברור לכולם.
סקירה מקדימה - המטרה שלה היא הבנה אינטואיטיבית ובסיסית של התוכן המרכזי בחברה. רצוי לעבור על דו"חות,הגדרות וסיכומים של פרויקטים וישיבות ועל סכימה של מסד הנתונים. למרות הפיתוי לקרוא הכל, אין טעם לעשות זאת, כל שצריך הוא הבנה בסיסית על מנת לנהל שיחות פרודוקטיביות עם עובדים בשלב הבא ולקבל תמונה כללית למבנה הטקסונומיה.
איסוף המושגים - האיסוף צריך להיעשות בשני כיוונים שונים: מלמעלה למטה ומלמטה למעלה. מלמעלה למטה - מושגים העולים מפגישות וראיונות עם מנהלים ועובדים מרכזיים בחברה. חשוב לא רק לאסוף את שמות המושגים אלא גם את ההגדרות הסובייקטיבית שלהם, דוגמאות ותוכן רלוונטי. מלמטה למעלה - מושגים בהם מבחינים במהלך סקירה וקריאת תוכן שהמרואיינים הפנו אליו.
תכנון טקסונומיה ראשונית - יצירת הטקסונומיה צריכה להתחיל בעיצוב ראשוני ברמה גבוהה (high level) הכולל רק מושגים מרכזיים שנאספו בשלב הקודם. יש לקבל משוב מהמרואיינים לפני תחילת בניית הטקסונומיה מפורטת.
בניית טקסונומיה מפורטת - חשוב לבצע מספר איטרציות עם המנהלים והעובדים המרכזיים במהלך כל התהליך של יצירת הטקסונומיה. היו פתוחים לביקורת ושינויים אותם הם מציעים, וזכרו - הטקסונומיה צריכה להיות מקובלת עליהם כדי שיאמצו אותה.
טיפים מנצחים לטקסונומיה מוצלחת
הטקסונומיה יכולה להבנות כמסמך (למשל בגוגל Docs) או בכלי ייעודי לבניית טקסונומיה. היא תהיה מוצלחת רק אם תהיה פשוטה, ברורה, מקובלת ונגישה.
רצוי להשתמש בכלים שיתופיים כמו גוגל Sheets או Docs על מנת לבנות את הטקסונומיה ולא בכלים סטטיים כמו אקסל.
עדיף לבנות את הטקסונומיה מלמעלה למטה ולשים דגש תחילה על מושגים הקשורים למטרות החברה וייעודיה, שהינם החשובים ביותר. כדאי גם להתחיל בדומיין מרכזי אחד, כמו משתמשים (ראו דוגמה בפוסט הקודם).
הטקסונומיה לא צריכה לכלול את כל המושגים בחברה. היא צריכה להיות פשוטה כדי שכל העובדים יאמצו אותה, על אחת כמה וכמה צרכני הנתונים. אין טעם לכלול מושגים איזוטרים או מורכבים מדי. הוסיפו רק מושגים שיש בהם שימוש ישיר.
שמות המושגים צריכים להיות ברורים, אינטואיטיביים, שאינם משתמעים לשתי פנים ואין ביניהם חפיפה - במידה ואין ברירה, הוסיפו בסוגריים או בצמוד הבהרה. זכרו - העובדים צריכים לזכור את המושגים כדי שיעשו בהם שימוש נכון.
היו קונסיסטנטים מבחינה תחבירית - יחיד מול רבים, פעלים מול שמות פעולה, אותיות גדולות במיקומים קבועים וכו'.
טקסונומיה אף פעם לא קבועה, היא צריכה להיות מתוכננת כך שתוכל להיות מפותחת בצורה איטרטיבית ולהתרחב כדי להכיל מידע חדש.
צרו מנהגים חדשים בחברה - בקשו מהעובדים לציין מילות מפתח ומושגים מרכזיים מהטקסונומיה בתחילת כל מסמך, מצגת או דו"ח. דרשו מהם לתייג כל תוכן אותו הם יוצרים עם המושגים במהלך העלאה שלו לענן והאינדוקס שלו. לא רק שזה יטמיעה את הטקסונומיה בתרבות הארגונית, אלא גם ישפר פלאים את מנוע החיפוש.
על מנת שיעשה בטקסונומיה שימוש נרחב היא צריכה להיות נגישה לעובדים - שימו קישור אליה בדף בולט הנעשה בו שימוש יום יומי על ידי העובדים.
מילים אחרונות
אל תיבהלו אם התהליך נשמע מורכב. את בניית הטקסונומיה ניתן לעשות גם באמצעות spreadsheet משותף עם הרשאות עריכה לאנשים הנכונים. בניית טקסונומיה היא יותר בעיה תהליכית מאשר בעיה טכנולוגית.
המושגים, המטריקות והדאטה חשובים בשביל הדיון, אך לדעות יש לא פחות חשיבות. מה שהטקסונומיה עושה הוא להפוך את הדיון לענייני ולא למריבה על הגדרות.
בעידן שבו יש ריבוי דאטה ממספר מקורות מידע שונים - עלול להיווצר חשש ופחד מהנתונים, המובילים לכך שעובדים לא סומכים על הנתונים ונמנעים מלעשות בהם שימוש. בעקבות כך, יש נטייה לחזור להסתמך על אינטואיציות בלבד. זוהי גישה לא נכונה לחברה הרוצה להישאר תחרותית ורלוונטית.
'Not everything that can be counted counts and not everything that counts can be counted' (attributed to Albert Einstein)
בקורס דאטה 360 למנהלים שאנחנו מעבירים במרכז להכשרת מנהלים בבינתחומי הרצליה, אנו מסבירים לעומק כיצד נכון לנהל ידע בחברה וכיצד ניתן לייצר שפה משותפת שהינה חלק מתשתית הדאטה והטכנולוגיה.
לשאלות על הפוסט והתייעצות - התחברו אלינו בלינקדאין וכיתבו לנו.
אם מצאתם את הבעיות שאנו עוסקים בהן מעניינות - הירשמו לאתר שלנו - ותוכלו להתעדכן בתכנים חדשים שאנו מעלים לגבי הבעיות הבוערות ביותר לארגונים בנושא הדאטה, החל מ-AI (בינה מלאכותית) ועד ל-BI (בינה עיסקית).
(הדעות המוצגות בכתבה זו הינן דעותינו האישיות בלבד)